10 Top-Tipps für effizientes E-Procurement im Gesundheitswesen

Von André von Merzljak
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In diesem Artikel stellen wir Ihnen 10 Maßnahmen vor, die Gesundheitseinrichtungen dabei helfen, ihre Beschaffungsprozesse mit E-Procurement effizienter zu gestalten. Wir legen den Fokus dabei auf bewährte Best Practices, die Ihnen als Einrichtung im Gesundheitswesen, sei es eine Arztpraxis, ein Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ), ein ambulantes OP-Zentrum, eine Klinik oder eine Pflegeeinrichtung, dabei helfen, beeindruckende Ergebnisse zu erzielen.

Erfahren Sie mehr über die spannenden Herausforderungen und Chancen, die mit der Digitalisierung und Optimierung von Beschaffungsprozessen einhergehen. Unsere praxisorientierten Anleitungen unterstützen Sie nicht nur dabei, Kosten zu senken und Prozesse zu optimieren, sondern vermitteln Ihnen auch ein besseres Verständnis dafür, wie durch eProcurement die Qualität der Patientenversorgung erheblich verbessert werden kann. Denn in der Gesundheitsbranche ist eine effiziente Beschaffung ein entscheidender Erfolgsfaktor. Durch die Optimierung der Beschaffungsprozesse können Kosten gesenkt, Lieferengpässe vermieden und gleichzeitig eine hohe Qualität in der Versorgung gewährleistet werden.

 

 

Inhaltsverzeichnis

 1. Analyse der aktuellen Situation

 2. Definition klarer Ziele

 3. Auswahl eines geeigneten E-Procurement-Systems

 4. Schulung der Mitarbeiter

 5. Automatisierung von Routineaufgaben

 6. Integration mit Lieferanten

 7. Einführung von Katalogen und Verträgen

 8. Überwachung der Leistung

 9. Kontinuierliche Verbesserung

 10. Erfolgsmessung

 Fazit

 

1. Analyse der aktuellen Situation:

Für eine umfassende Ist-Analyse ist zunächst eine gründliche Bestandsaufnahme der bestehenden Beschaffungspraxis unerlässlich. Dabei sollten sowohl die internen als auch die externen Prozesse genau unter die Lupe genommen werden, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und gegebenenfalls zu verbessern.

Die Analyse startet mit einer detaillierten Untersuchung der internen Beschaffungsprozesse, bei der sämtliche Abläufe von der Bedarfsermittlung bis zur Auftragsvergabe genau betrachtet werden.

Es werden Fragen beantwortet wie: 

Wie funktioniert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen? 
Sind Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar geregelt? 
Werden alle relevanten Daten erfasst und werden diese auch ausgewertet?

Darüber hinaus ist es wichtig, einen Blick auf die externen Beschaffungsprozesse zu werfen. Dazu gehören beispielsweise Lieferantenbeziehungen sowie Vereinbarungen über Mengenrabatte oder Rahmenverträge. Auch hier gilt es, mögliche Schwachstellen aufzudecken – beispielsweise in Form ineffizienter Lieferzeiten oder mangelnder Produktqualität.

Neben diesen konkreten Aspekten sollte auch das generelle Beschaffungskonzept hinterfragt werden. Entspricht die aktuelle Praxis noch der Unternehmensstrategie? Sind sie wirtschaftlich sinnvoll und auf eine nachhaltige Entwicklung ausgelegt? Gibt es alternative Ansätze, um Kosten zu sparen oder Risiken zu minimieren?

2. Definition klarer Ziele:

Sind die Schwachstellen im Unternehmen identifiziert, ist es besonders wichtig, klare Ziele zu definieren. Nur wenn klare Ziele gesetzt werden, können Sie sicherstellen, dass unsere Maßnahmen in die richtige Richtung gehen und effektiv wirken.

Durch die Definition klarer Ziele haben wir einen klaren Fokus für die Ausrichtung unserer Aktivitäten. Auf diese Weise kann eine Verschwendung von Ressourcen oder eine sich gegenseitig behindernde Arbeit der verschiedenen Abteilungen vermieden werden. Jedem Mitarbeiter ist klar, was das Ziel seiner Arbeit ist und welche Ergebnisse von ihm erwartet werden. 

Ein Beispiel für ein klares Ziel ist eine prozentuale Kostensenkung. Mit diesem Ziel geben medizinische Einrichtungen Ihren Mitarbeitern eine konkrete Vorgabe und fordern sie auf, nach Einsparmöglichkeiten zu suchen. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Ausgaben genauer überprüft werden oder alternative Lieferanten mit günstigeren Preisen gesucht werden. 
Ein anderes Beispiel für ein klares Ziel könnte sein, die Lieferzeiten für Produkte zu verkürzen. Durch die Formulierung dieses Ziels motivieren wir unser Team zur Suche nach Lösungen zur Beschleunigung des Logistikprozesses. Dies kann durch die Einführung neuer Technologien oder durch Optimierungen entlang der Wertschöpfungskette geschehen.

3. Auswahl eines geeigneten E-Procurement-Systems:

Die sorgfältige Evaluation eines geeigneten E-Procurement-Systems ist entscheidend für den Erfolg einer effizienten Beschaffung im Gesundheitswesen. In Zeiten, in denen die Digitalisierung eine immer größere Rolle einnimmt, ist es unabdingbar, dass ein solches System alle erforderlichen Funktionen bietet und sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren kann. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, Medizinprodukte wie Verbrauchsmaterialien, medizinische Geräte bzw. Arzneimittel elektronisch zu bestellen sowie Bestellbestätigungen und Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Ebenso ist es wichtig, dass ein eProcurement-System die unterschiedlichen Unternehmensstrukturen medizinischer Einrichtungen im Beschaffungsprozess abbildet. Dies können z.B. Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen oder medizinische Einrichtungen mit Abteilungsstrukturen wie MVZ, ambulante OP-Zentren, Kliniken etc. sein. Je nach Einkaufsstruktur ist auch ein Genehmigungsworkflow für die Freigabe von Bestellungen einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen wichtig, wie er beispielsweise bei Plusorder realisiert ist. Entscheidend ist die Flexibilität, mit der solche Einkaufsszenarien abgebildet werden können. Weitere Funktionen wie Lieferverfolgung oder Lagerverwaltung sollten ebenfalls zur Verfügung stehen.

Eine nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme ist ebenfalls von großer Bedeutung. Ein gut funktionierendes E-Procurement-System muss problemlos mit anderen Softwarelösungen zusammenarbeiten können - sei es mit dem Warenwirtschaftssystem oder dem ERP-System (Enterprise Resource Planning). Nur so ist gewährleistet, dass Daten reibungslos ausgetauscht werden können und keine manuellen Eingriffe notwendig sind.

Darüber hinaus sollte das gewählte E-Procurement-System auch den speziellen Anforderungen des Gesundheitswesens gerecht werden. Dazu zählen beispielsweise gesetzliche Vorgaben im Umgang mit sensiblen Patientendaten oder besondere Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Datenintegrität. Die Wahl des richtigen eProcurement-Systems ist daher von großer Bedeutung für den Erfolg einer effizienten Beschaffung im Gesundheitswesen. Nur ein System wie beispilesweie plusorder, das alle erforderlichen Funktionalitäten bietet und sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren lässt, kann dazu beitragen, den Beschaffungsprozess zu optimieren und Kosten einzusparen. Die Auswahl eines solchen Systems sollte daher sorgfältig erfolgen, um sicherzustellen, dass es den individuellen Anforderungen gerecht wird und langfristig einen Mehrwert für die Organisation schafft.

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4. Schulung der Mitarbeiter:

Die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ein wesentlicher Schritt zur Sicherstellung der optimalen Nutzung des neuen E-Procurement-Systems. Es ist sehr wichtig, dass alle Mitarbeiter entsprechend geschult werden, damit sie in der Lage sind, das System effizient und effektiv für Ihre medizinische Einrichtung zu nutzen. Während der Schulung werden die Mitarbeiter neben den grundlegenden Funktionen des Systems auch mit seinen vielfältigen Vorzügen vertraut gemacht. Sie erhalten einen detaillierten Einblick in die verschiedenen Möglichkeiten und Features des neuen Systems und erfahren, wie sich diese auf ihre tägliche Arbeit auswirken. Durch eine fundierte Schulung können mögliche Unsicherheiten oder Vorbehalte gegenüber dem neuen System abgebaut werden. 

Die Mitarbeiter gewinnen Vertrauen in ihre Fähigkeiten im Umgang mit dem E-Procurement-System und erkennen den Mehrwert für ihre Arbeitsprozesse. Darüber hinaus ermöglicht eine gründliche Schulung den Mitarbeitern, die vorhandenen Potenziale des Systems voll auszuschöpfen. Sie erlernen weiterführende Funktionen und Techniken, um ihre Produktivität und Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer umfassenden E-Procuremement-Schulung ist die Schaffung eines einheitlichen Wissensstandes im Unternehmen. Alle Mitarbeiter haben Zugang zu den gleichen Informationen über das System und können so reibungslos zusammenarbeiten. Nicht zuletzt trägt eine gute Schulung dazu bei, Fehler oder Missverständnisse bei der Nutzung des Systems zu minimieren. 

Das Erlernen von Best Practices während der Schulungsphase vermeidet potenzielle Probleme und ermöglicht optimale Lösungen. Insgesamt ist die Mitarbeiterschulung entscheidend für die erfolgreiche Einführung und Nutzung des neuen E-Procurement-Systems. Sie stellt sicher, dass alle Mitarbeiter einer medizinischen Einrichtung über das notwendige Wissen zur optimalen Nutzung des Systems und zur Ausschöpfung seiner Vorteile verfügen. Überzeugende Argumente: 

Eine fundierte Schulung erhöht nicht nur die Effizienz am Arbeitsplatz. Sie schafft auch einen einheitlichen Wissensstand im Unternehmen und minimiert potenzielle Fehler oder Missverständnisse bei der Nutzung des Systems.

5. Automatisierung von Routineaufgaben:

Die Automatisierung von Routineaufgaben ist ein wirksames und überzeugendes Argument für E-Procurement-Systeme, da sie den Unternehmen in der  Gesundheitswirtschaft hilft, Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu minimieren. Durch die Implementierung automatisierter Prozesse können wiederkehrende Aufgaben mühelos erledigt werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen keine wertvolle Zeit für diese Aufgaben aufwenden.

Ein Beispiel für die Automatisierung von Routineaufgaben ist die Auftragsbearbeitung. Ein Unternehmen erhält täglich eine Vielzahl von Bestellungen. Statt jede Bestellung einzeln manuell bearbeiten zu müssen, kann der gesamte Prozess durch Automatisierung und Datenintegration optimiert werden. Das E-Procurement-System generiert automatisch die notwendigen Dokumente wie Auftragsbestätigung, Lieferavis usw. Darüber hinaus wird der Lagerbestand überprüft und bei Bedarf neue Ware bestellt. Auch die Rechnungsverarbeitung wird stark automatisiert. In vielen Unternehmen erfolgt sie noch in mühsamer Handarbeit: Rechnungen müssen erstellt, ausgedruckt oder per E-Mail verschickt und manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben werden. Dieser zeitaufwändige Prozess birgt nicht nur Fehlerpotenzial, sondern bindet auch unnötig Ressourcen im Unternehmen.

Durch den Einsatz einer digitalen Lösung kann dieser Prozess deutlich vereinfacht werden. Die Auftragsdaten aus dem E-Procurement-System werden einfach per Datenintegration in das ERP-System übernommen und daraus Auftragsbestätigung, Lieferscheine und Rechnungen generiert. Je nach Integrationstiefe - ganz ohne manuellen Eingriffe! Das spart nicht nur Zeit. Es minimiert auch das Risiko menschlicher Fehler bei der Dateneingabe.

6. Integration mit Lieferanten:

Zur Sicherstellung einer effizienten Beschaffung ist eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten unerlässlich. Für eine optimale Gestaltung dieses Prozesses wird eine reibungslose Integration des E-Procurementsystems in die Systeme der Lieferanten aus der Gesundheitswirtschaft empfohlen. Ein reibungsloser Ablauf des gesamten Beschaffungsprozesses wird durch diese Integration sichergestellt.

Die Integration des eProcurement-Systems mit den Lieferantensystemen bringt zahlreiche Vorteile: Zum einen wird die Kommunikation zwischen der medizinischen Einrichtung und den Lieferanten der Gesundheitswirtschaft automatisiert und transparent. Bestellungen von medizinischen Einrichtungen im E-Procurement-System werden durch Datenintegration ohne manuellen Eingriff direkt in das ERP-System des Lieferanten übernommen. Zum anderen werden Informationen wie Verfügbarkeiten, Preise oder auch Produktänderungen seitens des Lieferanten durch die Integration schnell übermittelt. So können medizinische Einrichtungen zeitnah auf Veränderungen am Markt reagieren und ihre Beschaffungsstrategien entsprechend anpassen.

Die Minimierung von Fehlerquellen ist ein weiterer wesentlicher Vorteil der Integration. Durch den direkten Austausch der Daten zwischen den beiden Systemen entfallen zeitaufwändige manuelle Eingaben sowie mögliche Fehler bei der Übertragung von Bestellungen oder Rechnungen. Allerdings bedarf es einer guten Abstimmung zwischen den medizinischen Einrichtungen und seinen Lieferanten aus der Gesundheitswirtschaft, um eine solche Integrationslösung erfolgreich umzusetzen. Eine klare Definition der Schnittstellen und die Festlegung der technischen Anforderungen sind Voraussetzung für einen reibungslosen Datentransfer.

Aus diesem Grund sollte die Integrationslösung als unverzichtbarer Bestandteil einer erfolgreichen Beschaffungsstrategie angesehen werden.

7. Einführung von Katalogen und Verträgen:

Die Verwendung standardisierter Kataloge und Verträge ermöglicht es medizinische Einrichtungen, Zeit bei der Suche nach Produkten zu sparen und bessere Einkaufspreise zu erzielen. Es gibt zahlreiche Vorteile für Arztpraxen, MVZ, Kliniken, Pflegeeinrichtungen etc., standardisierte Kataloge und Verträge zu verwenden. Durch die Verwendung standardisierter Kataloge wird der Beschaffungsprozess erheblich vereinfacht, da die Mitarbeiter nicht mehr mühsam nach Produkten suchen müssen. Stattdessen können sie einfach auf den Katalog zugreifen und finden dort das gewünschte Produkt.

Durch die Standardisierung der Produkte in einem Katalog haben medizinische Einrichtungen auch die Möglichkeit, bessere Preise auszuhandeln. Da sie z.B. im Rahmen eines monatlichen Versorgungskonzeptes größere Mengen bestellen können und nicht der Preis des einzelnen Produktes, sondern die Gesamtversorgung im Vordergrund steht. MedTech Unternehmen, medizintechnische Fach- und Großhändler etc. sind daher eher bereit, attraktive Rabatte anzubieten. Dies führt zu direkten Kosteneinsparungen für die medizinischen Einrichtungen.

Darüber hinaus ermöglicht die Implementierung von Verträgen eine langfristige Beschaffungssicherheit von Waren bzw. Dienstleistungen. Durch die schriftliche Fixierung bestimmter Vereinbarungen sind sowohl die medizinische Einrichtung als auch der Lieferant aus der Gesundheitswirtschaft rechtlich abgesichert. Dies reduziert Risiken und Konfliktpotenziale im Beschaffungsprozess erheblich.

Ein weiterer großer Vorteil liegt in der Einsparung von Zeit und Ressourcen, die durch die Verwendung von standardisierten Katalogen und Verträgen erzielt wird. Anstatt jedes Mal einzelne Angebote einzuholen und zu verhandeln, kann die medizinische Einrichtung auf bestehende Rahmenverträge zurückgreifen und diese nutzen. Das erspart aufwendige Recherchen und lange Diskussionen über Preise und Konditionen.

Und schließlich bietet die Einführung eines Katalog- und Vertragswesens eine klare Übersicht über die eigenen Einkaufsaktivitäten. Medizinische Einrichtungen können ihre Ausgaben besser kontrollieren und analysieren, da alle Informationen zentral in einem Katalog verwaltet werden. Dadurch wird eine effizientere Budgetplanung sowie eine bessere strategische Ausrichtung der Beschaffungsprozesse ermöglicht.

Insgesamt ist die Einführung standardisierter Kataloge und Verträge für Unternehmen ein wichtiger Schritt zu Zeitersparnis, besseren Preisen und mehr Effizienz im gesamten Beschaffungsprozess. Durch die Verwendung bewährter Standards sind Unternehmen in der Lage, den Einsatz ihrer Ressourcen zu optimieren und gleichzeitig das Risiko von Fehlern und Unsicherheiten zu minimieren. Um langfristig erfolgreich zu sein, sollte jede Organisation diese Maßnahmen ernsthaft in Erwägung ziehen.

8. Überwachung der Leistung:

Die regelmäßige Überwachung der Leistung ist ein entscheidender Faktor bei allen Beschaffungsprozessen. Damit können mögliche Probleme frühzeitig erkannt und erfolgreich bewältigt werden.

Ein wichtiger Schritt ist dabei die regelmäßige Überprüfung verschiedener Kennzahlen. Eine solche Kennzahl sind beispielsweise die Bestellkosten. Indem regelmäßig analysiert wird, wie viel Geld für die einzelnen Beschaffungsvorgänge ausgegeben wird, können Einsparpotenziale oder unnötige Ausgaben identifiziert werden. Ein hoher Wert dieser Kennzahl kann darauf hinweisen, dass es bestimmte Bereiche zu verbessern gilt oder dass Möglichkeiten bestehen, effizienter einzukaufen.

Eine weitere relevante Kennzahl ist die Einhaltung von Lieferterminen. Hier geht es um die Sicherstellung, dass die bestellte Ware pünktlich geliefert wird und somit keine Engpässe in der Versorgung entstehen. Schwachstellen beim Lieferanten und ggf. Optimierungsbedarf können durch eine kontinuierliche Überprüfung der Liefertreue identifiziert werden.

Die konsequente Überwachung dieser Kennzahlen schafft Transparenz über den aktuellen Stand der Beschaffungsaktivitäten und liefert wertvolle Informationen zur Bewertung der eigenen Beschaffungsprozesse sowie deren Optimierungsmöglichkeiten. Zudem lassen sich Abweichungen vom angestrebten Zielwert frühzeitig erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten.

Die Leistungsüberwachung ist ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Beschaffungsmanagementsystems. Durch die regelmäßige Analyse von Kennzahlen, wie z.B. Kosten pro Auftrag und Liefertreue, können Probleme frühzeitig erkannt und gezielt Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Das Ergebnis ist nicht nur die Sicherstellung einer reibungslosen Versorgung mit den benötigten Materialien, sondern auch die Optimierung von Einsparpotenzialen und damit die langfristige Sicherung des wirtschaftlichen Erfolgs.

9. Kontinuierliche Verbesserung:

Effiziente Beschaffung endet nicht mit der Implementierung eines neuen E-Procurement-Systems. Vielmehr muss ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert werden, um immer wieder neue Optimierungspotenziale zu erkennen und auszuschöpfen.

Kontinuierliche Verbesserung (Continuous Improvement) ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Beschaffungsstrategie. Es geht darum, bestehende Prozesse und Systeme immer wieder kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen oder zu überarbeiten. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen auf dem neuesten Stand bleibt und den sich ändernden Anforderungen des Marktes gerecht wird.

Die Identifikation von Optimierungspotenzialen ist ein wichtiger Aspekt der kontinuierlichen Verbesserung in der Beschaffung. Dabei sollten alle relevanten Bereiche, wie z. B. das Lieferantenmanagement, die Einkaufsprozesse oder auch die Vertragsverhandlungen sorgfältig analysiert werden. Mögliche Schwachstellen können identifiziert und geeignete Maßnahmen zur Effizienzsteigerung abgeleitet werden.

Zudem sollte auch das Feedback der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeholt werden. Schließlich sind sie es, die tagtäglich mit den für die Beschaffung relevanten Prozessen zu tun haben und wertvolle Hinweise geben können. Regelmäßige Besprechungen oder Workshops bieten hier eine gute Gelegenheit, Ideen auszutauschen und mögliche Probleme zu diskutieren.

Es ist jedoch wichtig, dass kontinuierliche Verbesserung kein einmaliger Prozess ist, der nach der Implementierung eines e-Procurement-Systems abgeschlossen ist. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der auch in Zukunft ein fester Bestandteil des Qualitätsmanagements im eigenen Unternehmen sein sollte. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Unternehmen immer auf dem neuesten Stand bleibt und mögliche Einspar- bzw. Effizienzsteigerungspotenziale nicht ungenutzt bleiben.Einen kontinuierlichen Optimierungsprozess in der Beschaffung zu etablieren, ist für medizinische Einrichtungen sehr wichtig. Durch die regelmäßige Überprüfung und Optimierung bestehender Strukturen können Kosten gesenkt, Lieferzeiten verkürzt und die Qualität gesteigert werden. Gesundheitseinrichtungen sollten dies ernstnehmen und ihre Beschaffungsstrategie aktiv weiterentwickeln.

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10. Erfolgsmessung:

Der letzte Schritt sollte die Messung und Bewertung der Ergebnisse sein. Auf diese Weise können die Unternehmen feststellen, ob ihre Bemühungen zur Steigerung der Effizienz erfolgreich waren oder ob weitere Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Die Erfolgsmessung ist ein entscheidende Maßnahme für Unternehmen, um den Wert ihrer Bemühungen zur Effizienzsteigerung zu ermitteln. Am Ende eines Projekts sollte eine sorgfältige Messung und Bewertung der erzielten Ergebnisse vorgenommen werden. So können Unternehmen feststellen, ob ihre Maßnahmen erfolgreich waren oder weiterer Anpassungsbedarf besteht.

Durch die Analyse der erzielten Ergebnisse können Unternehmen ihre Fortschritte objektiv bewerten. So können sie fundierte Entscheidungen über zukünftige Strategien treffen. Die Erfolgsmessung bietet einen klaren Überblick über das Erreichte. Sie stellt sicher, dass alle Investitionen in Zeit, Geld und Ressourcen einen messbaren Mehrwert erbringen.

Die vorherige Festlegung klarer Ziele und Indikatoren ist ein wichtiger Aspekt der Erfolgsmessung. Durch die Festlegung konkreter Ziele wird die Überwachung der Fortschritte auf dem Weg zur Erreichung dieser Ziele einfacher werden. Beim Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den angestrebten Zielen dienen diese Indikatoren als Bezugspunkte.

Darüber hinaus hilft die Erfolgsmessung dabei, die Stärken und Schwächen des jeweiligen Geschäftsprozesses oder -projekts zu identifizieren. Auf der Grundlage dieser Analyse können gezielte Verbesserungsmaßnahmen zur Optimierung ineffizienter Bereiche und zur Weiterentwicklung erfolgreicher Praktiken festgelegt werden.

Anzumerken ist, dass die Art der erforderlichen Metriken in Abhängigkeit von der Art des Projekts unterschiedlich sein kann. Beispielsweise können Lieferzuverlässigkeit, Qualität der Warenlieferung, Retourenquote aufgrund falsch gelieferter Artikel, Teillieferungen etc. als Metriken verwendet werden. Die Auswahl der richtigen Metriken ist entscheidend, um den Erfolg angemessen zu bewerten und aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen.

Sollten die Ergebnisse im Beschaffungsprozess nicht den Erwartungen entsprechen oder Verbesserungspotenzial aufzeigen, können gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um die Ziele effektiver zu erreichen.

Die Erfolgsmessung spielt eine entscheidende Rolle bei der Bewertung der Beschaffungsprozesse eines Unternehmens. Durch eine objektive Bewertung des Fortschritts und der Effizienz kann sichergestellt werden, dass alle Anstrengungen und Maßnahmen zum Unternehmenserfolg beitragen. Eine detaillierte Ergebnisanalyse ermöglicht es, den Beschaffungsprozess gezielt zu verbessern, ineffiziente Prozesse zu optimieren und Erfolgsstrategien auszubauen.

Fazit:

Gesundheitseinrichtungen können ihre Prozesse optimieren und erhebliche Vorteile erzielen, wenn sie diese 10 Schritte für effizienten Einkauf umsetzen. Die Einführung eines E-Procurement-Systems ermöglicht es medizinischen Einrichtungen, Kosten zu senken, Lieferzeiten zu verkürzen und die Qualität der gelieferten Produkte zu verbessern. Es lohnt sich also, in diese Technologie zu investieren und bewährte Best Practices anzuwenden.

Die Einführung eines effizienten Beschaffungsprozess ist unverzichtbar für den Erfolg eines Gesundheitsunternehmens. Die Anwendung dieser 10 Schritte garantiert einen reibungslosen Ablauf, der nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern auch das Fehlerrisiko minimiert. Kosteneinsparungen sind ein wichtiger Aspekt bei der Optimierung von Beschaffungsprozessen. Durch den Einsatz von eProcurement können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse wesentlich effizienter gestalten und ihre Ausgaben besser kontrollieren. Sie können Verträge mit Lieferanten aushandeln, um günstigere Einkaufspreise zu erzielen. Das Ergebnis ist eine effizientere Nutzung des Budgets und die Freisetzung von Finanzmitteln für andere Zwecke.

Auch die Lieferzeiten lassen sich durch einen gut durchdachten Beschaffungsprozess mit einem E-Procurement-System verbessern. Unnötige Verzögerungen können durch den Einsatz moderner Technologien vermieden werden, z. B. durch automatisierte Bestellvorgänge oder elektronische Rechnungen. 

Neben der Kostenkontrolle und der Verbesserung der Lieferzeiten spielt die Qualität der gelieferten Produkte eine entscheidende Rolle. Durch die Implementierung eines effizienten Beschaffungsprozesses können Unternehmen sicherstellen, dass nur qualitativ hochwertige Produkte beschafft werden. Dies wirkt sich positiv auf die Versorgungssicherheit aus.

Es gibt zahlreiche erfolgreiche Best Practices im Bereich E-Procurement im Gesundheitswesen. Ein Beispiel ist der Einsatz elektronischer Kataloge. Diese enthalten alle verfügbaren Produkte mit Preisen und Spezifikationen. Dies hat eine Vereinfachung des Bestellprozesses und eine Verringerung von Fehlern bei der Produktauswahl zur Folge.

Eine weitere gute Praxis besteht darin, Verträge mit Lieferanten im Rahmen eines Versorgungskonzeptes zu schließen. Durch langfristige Partnerschaften hat die medizinische Einrichtung die Möglichkeit zur besseren Preisverhandlung und profitiert von einer kontinuierlichen Versorgung mit qualitativ hochwertigen Produkten.

Um den Beschaffungsprozess zu beschleunigen, sollten viele Routineaufgaben, wie z.B. die Erfassung von Bestelldaten, Bestandsinformationen, die Erstellung bzw. Pflege von Produktkatalogen, Lieferzeiten, Kommunikation mit dem Lieferanten  etc. durch Datenintegration automatisiert werden. 

Um den hierarchischen Beschaffungsprozess zu beschleunigen, sollten zudem automatisierte Genehmigungsworkflows implementiert werden. Auf diese Weise wird es den Entscheidungsträgern ermöglicht, innerhalb kürzester Zeit über Anfragen bzw. Bestellungen zu entscheiden und somit die Wartezeiten deutlich zu reduzieren.

Ein weiterer wichtiger Schritt zur Optimierung des Beschaffungsprozesses ist die Schulung aller Mitarbeiter im Umgang mit dem E-Procurement-System. Nur wenn alle Beteiligten die Funktionsweise verstehen und anwenden können, ist eine reibungslose Umsetzung gewährleistet.


Quellenangaben:

https://www.rolandberger.com/de/Insights/Global-Topics/Procurement-Endgame/
https://www.pwc.de/de/strategie-organisation-prozesse-systeme/operations/digital-procurement-survey.html
https://www.plusorder.de/e-procurement-kundenbindung-gesundheitswesen/
VALUE Based Procurement in der Medizintechnologie, Blue Advisory GmbH, Augsburg, 11/2020


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Thema: E-Procurement

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