E-Procurement: Digitale Beschaffungsinnovation im Gesundheitswesen

Von André von Merzljak
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Die Digitalisierung des Gesundheitswesens bietet große Chancen. Sie führt zu mehr Effizienz, Qualität und Patientenorientierung. Besonders erfolgreich ist der Einsatz von E-Procurement-Systemen, die unsere Beschaffungsprozesse optimieren und eine effizientere und kostengünstigere Versorgung ermöglichen. In Zeiten zunehmenden Wettbewerbs- und Margendrucks sind Arztpraxen, Medizinische Versorgungszentren, Kliniken und Pflegeeinrichtungen auf innovative Lösungen angewiesen, um ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und besonders effizient und kostengünstig abzuwickeln. 

Die positiven Entwicklungen im Bereich des E-Procurements sind keine bloße Theorie. Es gibt zahlreiche Praxisbeispiele, die belegen, wie E-Procurement-Systeme die Effizienz und Wirtschaftlichkeit in verschiedenen Gesundheitseinrichtungen verbessern können. Im nächsten Abschnitt werden wir uns genauer mit einigen dieser Aspekte befassen und zeigen, wie E-Procurement-Systeme konkret zu einer verbesserten Beschaffung beitragen können. Von der Automatisierung wiederkehrender Bestellungen bis zur Vereinfachung der Lieferantenkommunikation zeigen wir, wie diese Technologielösungen den Alltag im Gesundheitswesen optimieren können.

 

Inhaltsverzeichnis

 1. Steigerung der Prozesseffizienz durch E-Procurement

 2. Vertiefte Kunden-Lieferanten-Beziehung dank eProcurement

 3. Die wichtigsten Funktionen von eProcurement-Systemen im Überblick

 Fazit

1. Steigerung der Prozesseffizienz durch E-Procurement

Die digitalisierte Beschaffung durch E-Procurement ermöglicht eine Prozessoptimierung, die herkömmliche manuelle Beschaffungsverfahren weit in den Schatten stellt. Durch die Integration einer zentralen cloudbasierten Beschaffungsplattform wie z.B. 'plusorder' wird der Einkaufsprozess in medizinischen Einrichtungen vollständig digitalisiert. Diese Plattform fungiert als zentrale Drehscheibe für alle Bestellungen, wodurch die bisher notwendige mehrfache Interaktion mit Lieferanten und unterschiedlichen Bestellsystemen entfällt. Das Ergebnis ist eine deutliche Vereinfachung und Beschleunigung des gesamten Beschaffungsprozesses. Ein praktisches Beispiel ist ein medizinisches Versorgungszentrum, das durch die Umstellung auf plusorder seine Bestellbearbeitungszeiten deutlich reduzieren konnte. Ressourcen, die zuvor durch repetitive und fehleranfällige Aufgaben gebunden waren, können nun für die Patientenversorgung und andere kritische Dienstleistungen eingesetzt werden.

Bestellvereinfachung:

E-Procurement-Systeme rationalisieren den Bestellprozess, indem sie manuelle Schritte reduzieren und Automatisierung ermöglichen. Dies führt zu einer schnelleren Abwicklung von Bestellungen und verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die Beschaffung benötigt wird. Zum Beispiel können Routinebestellungen für häufig benötigte medizinische Verbrauchsmaterialien automatisiert werden, was die Effizienz steigert und Arbeitszeit einspart.

Abbildung regulatorischer Vorgänge:

Im Gesundheitswesen müssen Bestellungen oft spezifischen regulatorischen Anforderungen entsprechen, wie z.B. beim Bestellen von Sprechstundenbedarf. E-Procurement-Systeme können so konfiguriert werden, dass sie diese regulatorischen Prozesse abbilden und automatisieren, wodurch die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht und das Risiko von Compliance-Verstößen seitens der medizinischen Einrichtung oder des Lieferanten eliminiert wird. Ebenso wichtig ist die korrekte Dokumentation und das Berichtswesen, das im Rahmen von Audits und behördlichen Kontrollen benötigt wird.

Senkung der administrativen Kosten:

Durch die Digitalisierung des Bestellprozesses wird der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Beispielsweise können die Bestelldaten aus dem E-Procurement-System über eine Datenschnittstelle in die Praxissoftware, KIS bzw. ERP integriert werden. Dadurch kann sich das Personal auf Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen.

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Höhere Einsparpotentiale im gesamten monatlichen Beschaffungsprozess:

Die E-Procurement-Systeme können vollständig an die Bestellanforderungen hinsichtlich Sortiment und kundenspezifischer Preise der medizinischen Einrichtungen angepasst werden. Dadurch werden Bestellprozesse vereinfacht und Kosten eingespart, da nicht mehr der Preis des einzelnen Produktes, sondern der gesamte monatliche Beschaffungsbedarf der medizinischen Einrichtung im Fokus der wirtschaftlichen Gesamtbetrachtung steht.

Optimierung des Lagermanagements:

Durch E-Procurement können Bestandsniveaus optimiert werden, was zu niedrigeren Lagerhaltungskosten führt. Überbestände und Produktverfall können vermieden werden, indem genau der Bedarf bestellt wird, der benötigt wird. Funktionen wie automatische Bestellvorschläge bei Unterschreitung von Lagerbestandsgrenzen reduzieren die Lagerhaltungskosten.

Transparenz in der Ausgabenanalyse:

E-Procurement-Systeme ermöglichen eine detaillierte Analyse der Ausgaben unterschiedlicher Warengruppen wie Sprechstundenbedarf, Selbstzahlerleistungen, Praxisbedarf und andere Produktgruppen. Die Budgetvorgaben stellen die innerbetrieblichen regulatorischen Anforderungen sicher. Durch die Analyse dieser Ausgabenstruktur können medizinische Einrichtungen Einsparpotenziale identifizieren, z. B. durch die Nutzung von Mengenrabatten oder die Eliminierung ineffizienter Ausgaben.

Durch die Berücksichtigung all dieser Aspekte tragen E-Procurement-Systeme dazu bei, die Gesamtkosten für medizinische Einrichtungen zu reduzieren. Dies geschieht nicht nur durch direkte Einsparungen beim Einkauf, sondern auch durch die Optimierung von Prozessen und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

2. Vertiefte Kunden-Lieferanten-Beziehung dank E-Procurement

Der Bestell- und Lieferprozess zwischen medizinischen Einrichtungen und ihren Lieferanten kann durch die Integration einer E-Procurement-Lösung wie plusorder deutlich verbessert werden. Optimierte Bestellabläufe, mehr Transparenz und automatisierte Prozesse führen zu einer effizienteren, vertrauensvolleren und fehlerärmeren Zusammenarbeit. Davon profitieren letztlich beide Seiten. Es entsteht eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Medizinische Einrichtungen profitieren von einer reibungsloseren Versorgungskette, während Lieferanten von stabileren und vorhersehbareren Bestellungen profitieren. 

Verbesserung von Prognosen und Bestandsmanagement:
Durch die Integration einer eProcurement-Lösung wird eine genauere Prognose und ein genaueres Bestandsmanagement möglich. Lieferanten können ihre Produktions- und Lieferpläne genauer anpassen, um Über- oder Unterbestände zu vermeiden, da die Bestandsdaten in Echtzeit übermittelt werden. Dies führt zu einer effizienteren Lagerhaltung sowohl beim Kunden als auch beim Lieferanten. Für ein Gesundheitszentrum bedeutet dies, dass benötigte Artikel immer verfügbar sind, während Überbestände und die damit verbundenen Kosten reduziert werden.

Mehr Transparenz und Vertrauen:
eProcurement-Systeme bieten eine hohe Transparenz hinsichtlich des Bestell- und Lieferstatus. Kunden und Lieferanten haben in Echtzeit Einblick in den Status ihrer Bestellungen und Lieferungen. Diese Transparenz stärkt das Vertrauen zwischen den Parteien. Sie trägt zu einer vertieften Kunden-Lieferanten-Beziehung bei. In kritischen Situationen, wie sie im medizinischen Bereich häufig auftreten, kann diese Transparenz entscheidend sein, um rechtzeitig auf Engpässe oder unvorhergesehenen Bedarf reagieren zu können.

Bestellprozesse automatisieren: Fehler reduzieren:

Automatisierung kann Routinebestellungen vereinfachen und die Fehlerwahrscheinlichkeit reduzieren. eProcurement-Lösungen können Bestellungen aufgrund vordefinierter Parameter wie Mindestbestände automatisch auslösen. Das spart Zeit und verringert das Risiko menschlicher Fehler, was besonders wichtig ist, wenn es darum geht, kritische medizinische Güter zu bestellen. Außerdem können Medtech Unternehmen und medizintechnische Fachhändler durch Automatisierung ihre Ressourcen effizienter planen und einsetzen, da der Bestellfluss konstanter und vorhersehbarer ist.

Effizientes E-Procurement erleichtert die Interaktion mit den Lieferanten von medizinischen Einrichtungen, indem es eine direkte, digitale Kommunikation ermöglicht. Dies bedeutet nicht nur Zeitersparnis und Kostensenkung, sondern auch die Möglichkeit, individueller auf die Anforderungen der Kunden einzugehen. So kann beispielsweise ein medizinisches Einrichtung über die Plattform in Echtzeit seine Bestände mitteilen, wodurch Lieferanten besser planen und schneller reagieren können – ein Mehrwert für beide Seiten.

Lagerhalle mit Medizinprodukten in Regalen von diversen Herstellern

3. Die wichtigsten Funktionen von E-Procurement-Systemen im Überblick

Moderne eProcurement-Lösungen bieten zahlreiche Funktionen, die die Zusammenarbeit zwischen medizinischen Einrichtungen und Lieferanten reibungsloser und produktiver gestalten. Dabei steht neben der Funktionalität auch die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund, um eine hohe Akzeptanz beim Personal medizinischer Einrichtungen und bei Medizintechnikunternehmen bzw. dem medizintechnischen Fachhandel zu gewährleisten.

Wir haben für Sie die wichtigsten Schlüsselfunktionen aus Sicht der medizinischen Einrichtungen und MedTech-Unternehmen, des medizintechnischen Fachhandels und des Großhandels zusammengestellt:

Die wichtigsten eProcurement Funktionen für medizinische Einrichtungen

Prozesseffizienz und Zeitersparnis:
Durch die Verwendung von vordefinierten Artikel-Einkaufslisten und vordefinierten Artikel-Bestellmengenvorgaben werden Bestelldurchlaufzeiten verkürzt, repetitive Aufgaben automatisiert und die Reaktionszeiten auf Beschaffungsanforderungen verbessert. Darüber hinaus führt die Standardisierung der Bestellprozesse zu einer Reduzierung von Fehlern im Bestellprozess.

Datenintegration:
Grundlegend für ein effizientes Beschaffungsmanagement ist eine einheitliche Datenbasis für Produktinformationen, Bestellhistorien und Preisvereinbarungen. Durch die Zentralisierung der Daten können z. B. Kliniken und andere medizinische Einrichtungen Lieferzyklen verkürzen und Lagerbestände optimieren.

Kosteneinsparungen:

Der Einsatz von eProcurement-Systemen birgt ein erhebliches Potenzial zur Senkung sowohl der direkten als auch der indirekten Kosten.  Durch die Straffung der Beschaffungsprozesse und die Minimierung des Verwaltungsaufwands ermöglichen diese Systeme eine effizientere Allokation der Budgets. Budgets können effizienter eingesetzt und Materialkosten durch bessere Verhandlungsmöglichkeiten gesenkt werden. 

Risikomanagement:

Die Verbesserung des Bestandsmanagements erhöht die Fähigkeit zur Erkennung und Steuerung von Risiken in der Lieferkette, was für die Sicherstellung einer kontinuierlichen Versorgung mit medizinischen Produkten essenziell ist. Durch transparente Analysen und klare Budgetvorgaben wird zudem eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht.

Genehmigungs-Workflows:

Definierte Freigabeprozesse stellen sicher, dass alle Bestellanforderungen nach definierten Regeln und Hierarchien bearbeitet und genehmigt werden.

Verbesserung der Beziehungen zu Lieferanten:

Der Aufbau starker und verlässlicher Beziehungen zu Lieferanten ist für die Qualität und Kontinuität der medizinischen Versorgung unerlässlich. Digitalisierung und Prozessoptimierung schaffen hier die notwendige Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Einhaltung und Qualitätsmanagement:

Sicherstellung, dass alle Beschaffungen den regulatorischen Anforderungen und Qualitätsstandards entsprechen, indem die notwendigen Prozesse und Anforderungen von Anfang an standardisiert werden.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit:

Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit und Transparenz in der Lieferkette, wichtig für die Patientensicherheit und im Falle von Produktrückrufen.

Mobile Anpassung:

E-Procurement-Lösungen tragen der Mobilität der Nutzer Rechnung, indem sie Bestellungen über mobile Endgeräte ermöglichen. So kann medizinisches Personal auch unterwegs oder direkt am Patientenbett Bestellvorgänge auslösen.

Barcode-Bestellung:

Diese effizienzsteigernde Funktion ermöglicht die schnelle und fehlerfreie Erfassung von Bestellungen durch das Scannen von Barcodes. Medizinische Einrichtungen nutzen diese Funktion, um ihre Materialbestellprozesse zu vereinfachen.

Nachhaltigkeit:

Realisierung optimierter Beschaffungsoptionen, verbrauchsabhängige Warenlieferungen und Steuerung effizienter Logistikprozesse führen zu einem ressourcenschonenden Bestellprozess.

 

Die wichtigsten E-Procurement-Funktionen für MedTech Unternehmen und den medizintechnischen Fach- und Großhandel

Kundenorientierte Prozessoptimierung:

Die Entwicklung und Implementierung von E-Procurement-Lösungen sind darauf ausgerichtet, den Bestellprozess für medizinische Einrichtungen zu optimieren. Diese Systeme sind speziell für die Anforderungen von Einzelpraxen, medizinischen Versorgungszentren (MVZs), ambulanten OP-Zentren und Pflegeeinrichtungen konzipiert. Sie berücksichtigen unterschiedliche Fachabteilungen und Genehmigungsworkflows und unterstützen eine individuelle Patientenversorgung. Das Ergebnis ist ein beschleunigter und vereinfachter Bestellprozess, der den spezifischen Bedürfnissen der einzelnen Einrichtung gerecht wird.

Kundenspezifische Schnittstellen und Funktionen:

Die Ausrichtung der eProcurement-Plattformen auf die spezifischen Bedürfnisse und Präferenzen der medizinischen Einrichtungen sichert eine hohe Akzeptanz und optimale Beschaffungsprozesse. Kundenseitige Schnittstellen ermöglichen z.B. den Import von Bestelldaten in das ERP-System der medizinischen Einrichtung.

Effiziente Bestellabwicklung und Logistik:

Ebenso kann der eigene administrative Aufwand durch Datenschnittstellen reduziert werden, indem z.B. die Auftragsdaten über Datenschnittstellen in das ERP-System integriert werden oder alle einer medizinischen Einrichtung zugeordneten Artikelstammdaten inklusive kundenspezifischer Preise über eine Schnittstelle in ein E-Procurement-System wie z.B. plusorder eingepflegt werden.

Verbesserte Kundenbindung und -betreuung:

Ziel der Entwicklung und Implementierung von eProcurement-Lösungen ist die Optimierung des Bestellprozesses für medizinische Einrichtungen. Die Systeme sind speziell auf die Anforderungen von Einzelpraxen, Medizinischen Versorgungszentren (MVZ), ambulanten OP-Zentren und Pflegeeinrichtungen zugeschnitten. Sie berücksichtigen unterschiedliche Fachabteilungen und Genehmigungsworkflows und unterstützen die individuelle Versorgung der Patientinnen und Patienten.

Integration und Kompatibilität mit Kundensystemen:

Sicherstellung der Kompatibilität der eProcurement-Lösungen mit den bestehenden Systemen und Softwarelösungen der medizinischen Einrichtungen. Dies bedeutet, dass z.B. Bestelldaten in Kundensysteme wie Praxissoftware, KIS oder ERP integriert werden, um den administrativen Aufwand auf Kundenseite im Beschaffungsprozess deutlich zu reduzieren.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette:

Die Bereitstellung spezieller Funktionen zur Überwachung und Nachverfolgung von Aufträgen ist für die Schaffung von Sicherheit und Vertrauen unerlässlich. Mit gut durchdachten Dashboards bringt ein eProcurement-System die nötige Übersicht und Transparenz in die Prozesse, damit jeder Schritt für den Kunden nachvollziehbar und verständlich wird.

Beratung und technische Unterstützung:

Im Sinne eines ganzheitlichen Versorgungskonzeptes sollte eine E-Procurement-Plattform über den Fokus als reine Beschaffungslösung hinausgehen und auch Themen wie Produktberatung und Supportanforderung wie z.B. Gerätereparatur, Schulungen etc. anbieten.

Kundenbindung durch Digitalisierung erhöhen:

Die Einführung eines eProcurement-Systems führt nicht nur zu internen Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen in den medizinischen Einrichtungen, sondern stärkt auch die Beziehungen zu den Lieferanten durch den Aufbau und die Festigung von Partnerschaften. So konnte beispielsweise ein ambulantes Operationszentrum seine Bestellungen effizienter und optimierter abwickeln. Fehlbestellungen wurden auf ein Minimum reduziert und Kosteneinsparungen durch ein ganzheitliches Versorgungskonzept realisiert. Für den Lieferanten bedeutet dies, dass die Kundenzufriedenheit seit der Einführung des eProcurement-Systems kontinuierlich gestiegen ist und dadurch Cross- und Up-Selling-Potenziale realisiert werden konnten.

Fazit:

Die erfolgreiche Implementierung eines E-Procurement-Systems in medizinischen Einrichtungen zeigt die Notwendigkeit dieser Technologie, um mit den wachsenden Anforderungen Schritt zu halten und eine wettbewerbsfähige Position einzunehmen. Aus Sicht der medizinischen Einrichtungen geht es nicht nur darum, Kosten oder Verwaltungsaufwand zu reduzieren, sondern auch darum, eine qualitativ hochwertige Versorgung zu sicherzustellen. eProcurement führt zu einer Standardisierung der Beschaffungsprozesse, wodurch Bestellungen einheitlich und effizient abgewickelt werden. Diese Standardisierung verbessert die Transparenz und Kontrolle innerhalb der medizinischen Einrichtung. Gleichzeitig minimiert die Automatisierung von fehleranfälligen Routinetätigkeiten das Risiko menschlicher Fehler, was in der Bestellabwicklung und Versorfgungsqualität von großer Bedeutung ist.
Umgekehrt können Medtech Unternehmen medizintechnische Fach- und Grosshändler durch die Einführung eines eProcurement-Systems ihre Kundenbeziehungen zu medizinischen Einrichtungen stärken, indem sie die Qualität der Versorgung verbessern und die Kundenzufriedenheit durch bessere, zuverlässigere Lieferungen und schnelleren Service erhöhen. Kundenbindung ist entscheidend für langfristige Zusammenarbeit und gegenseitigen Erfolg. Darüber hinaus bietet die Plattform Einblicke in das Kundenverhalten und die -bedürfnisse, was es Lieferanten ermöglicht, maßgeschneiderte Angebote zu erstellen und proaktiv auf die Anforderungen der Kunden einzugehen. Dies führt zu einer verbesserten Kundenbindung und eröffnet Möglichkeiten für Up- und Cross-Selling. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse verringert sich der Zeitaufwand für die Bearbeitung von Aufträgen, und Zahlungszyklen können beschleunigt werden.

Durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen können medizinische Einrichtungen und Lieferanten ihre Prozesse nicht nur digitalisieren und automatisieren, sondern auch eine datengestützte Entscheidungsfindung vorantreiben. Dieser technologiegestützte Ansatz bietet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen und Beschaffungsinnovationen, die die Gesamtqualität und Effizienz der Gesundheitsversorgung verbessern.

Die Implementierung fortschrittlicher E-Procurement-Lösungen sollte daher als integraler Bestandteil einer umfassenden digitalen Versorgungs- bzw. Beschaffungsstrategie betrachtet werden. Nur so kann ein langfristiger Erfolg gewährleistet werden. CTOs, CEOs, Einkaufs- und Vertriebsleiter müssen die Chancen und Vorteile von eProcurement erkennen und nutzen, um die Effizienz und Qualität der Gesundheitsversorgung in ihrer Organisation sicherzustellen. Dies ist ein entscheidender Schritt für medizinische Einrichtungen und Lieferanten, um in der modernen Gesundheitslandschaft wettbewerbsfähig zu bleiben und eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung zu gewährleisten.


Quellenangaben:

https://www.merzljak.de/on-demand-eprocurement-loesungen-gesundheitswesen
https://diglib.tugraz.at/download.php?id=58132ac212c62&location=browse
https://www.plusorder.de/

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Thema: E-Procurement

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