So nutzen Sie Einsparpotenziale durch E-Procurement

Von Carlotta Wehrmann am 19 Oktober, 2020
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Die Vorteile einer digitalen Beschaffungslösung:

Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur digitalen Unternehmenstransformation ist es, von komplexen Beschaffungsprozessen zu einfachen E-Procurement Lösungen zu gelangen. Unternehmen wie IBM konnten bereits Anfang der 2000er Jahre Milliarden US-Dollar mit dem Einsatz eines E-Procurement Systems einsparen. Noch heute ist das Einsparpotenzial digitaler Beschaffungslösungen enorm. Die Höhe des Einsparvolumens steht dabei in Abhängigkeit zum Digitalisierungsgrad in der Beschaffung

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Beschaffung mithilfe einer Buy-Side E-Procurement Lösung digitalisieren und damit sowohl Ihren administrativen Aufwand als auch Ihre Beschaffungskosten erheblich reduzieren.

Buy-Side E-Procurement für große Unternehmen

Beim Einsatz einer Buy-Side-Lösung steuert der Käufer seine Beschaffungsprozesse über eine unternehmenseigene Einkaufssoftware. Anders als beim Sell-Side E-Procurement nutzen Lieferanten bei dieser Lösung also das System des Einkäufers. Solche Beschaffersysteme sind in erster Linie für große Industrieunternehmen mit einem hohen Beschaffungsaufwand und einer Vielzahl an Lieferanten geeignet. Buy-Side-Lösungen dienen nicht nur der Digitalisierung von Einkaufsprozessen, sondern auch der Standardisierung des gesamten Bestellmanagements.

Wie aber lassen sich komplexe Bestellvorgänge mit einer digitalen Beschaffungslösung optimieren und möglichst reibungslos in bestehende Systeme und Abläufe integrieren?
Die konkrete Umsetzung einer digitalen Beschaffungslösung stellt viele Unternehmen vor eine große Herausforderung. So wird die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen in den meisten Fällen durch fehlendes technisches Know-How ausgebremst.

Digitale Transformation Ihrer Einkaufsprozesse

E-Procurement Systeme ermöglichen eine starke Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen. In der Beschaffung bedeutet dies: weg von Bestellungen per Fax-Formular, Excel-Liste oder E-Mail hin zu einer digitalen Beschaffungsplattform, die sich ideal an unternehmensspezifische Einkaufsanforderungen anpassen lässt. Mit Buy-Side E-Procurement tritt an die Stelle der herkömmlichen, papierbasierten Beschaffung ein durchgängig elektronischer Ablauf, der - richtig integriert - viele Vorteile bietet.

Bestellung, Lieferung und Verrechnung werden automatisiert und ohne Medienbruch direkt im System des Einkäufers verarbeitet. Auf diese Weise werden Fehler bei der Datenvermittlung zuverlässig vermieden und Mitarbeiter entlastet, die Bestellungen bisher manuell erfasst und an den entsprechenden Lieferanten weitergeleitet haben. Durch diese Prozessoptimierung werden 50 Prozent weniger Mitarbeiter im Beschaffungswesen benötigt. Die E-Mail Kommunikation während der Beschaffung reduziert sich um ganze 80 Prozent.

Prozessoptimierung durch E-Procurement

So funktioniert E-Procurement mit einem Beschaffersystem

Buy-Side E-Procurement zeichnet sich dadurch aus, dass der Einkäufer sowohl die Programmlogik als auch die Beschaffungskonditionen vorgibt. Das heißt, er schreibt nicht nur seinen Bedarf aus, sondern bestimmt gleichzeitig auch Preis, Liefermenge, Lieferdatum und den gewünschten Lieferzyklus.

Die Lieferanten stellen dem Einkäufer wiederum ihre Produktdaten zur Verfügung. Dafür müssen sie ihre Datenübertragung an die technischen Anforderungen des Beschaffersystems anpassen. Auf der Grundlage seines Bedarfs wählt der Einkäufer Artikel aus und fügt diese zu einem Multilieferantenkatalog zusammen. Dieser Katalog wird z.B. über eine OXID eSales Anwendung wie plusorder in die eigene ERP eingefügt.

Optimieren Sie Ihr gesamtes Bestellmanagement

Durch den direkten Zugriff auf die Produktdaten können Sortimentsaktualisierungen, Preisänderungen und Warenkörbe zentral verwaltet werden. Das Warensortiment kann dabei jederzeit gezielt an die Einkaufsanforderungen Ihrer Mitarbeiter angepasst werden. Ein weiterer großer Vorteil ist die  Standardisierung des Bestellmanagements. So können z.B. die Rollen und Rechte der Einkäufer, die Kommissionierung der Ware und die Bestellstruktur lieferantenunabhängig im System festgelegt werden. Dadurch wird der Organisationsaufwand in der Beschaffung erheblich reduziert.

Effizientere Beschaffungsprozesse und reduzierte Beschaffungskosten

Anders als bei Sell-Side-Lösungen müssen sich Ihre Mitarbeiter beim Einsatz einer Buy-Side-Lösung nicht mit den unterschiedlichen E-Procurement Systemen Ihrer Lieferanten auseinandersetzen. Sie können die Produkte aus dem Multilieferantenkatalog einfach und bequem über das eigene Beschaffersystem bestellen.

Bestell- und Lieferdaten werden direkt im System verarbeitet. Dabei erfolgen sowohl die Abwicklung als auch die Kontrolle des Wareneingangs vollkommen automatisiert. Alle Prozessdaten lassen sich jederzeit im System nachverfolgen. Das Ergebnis ist eine effizientere und transparentere Beschaffung, die nicht nur wertvolle Bearbeitungs- und Lieferzeit, sondern auch 30 Prozent der Beschaffungskosten einspart.

Es ist höchste Zeit für eine digitale Beschaffungslösung

Bestellungen per Fax, E-Mail oder Telefon waren gestern – Wer seine Einkaufsprozesse beschleunigen und gleichzeitig Beschaffungskosten reduzieren möchte, sollte spätestens jetzt auf eine digitale Beschaffungslösung setzen. E-Procurement  automatisiert Prozessabläufe, reduziert den administrativen Aufwand und vermeidet Fehler bei der Datenübertragung. Gleichzeitig ermöglichen spezielle Buy-Side-Lösungen die Standardisierung des gesamten Bestellmanagements. Von der Verteilung der Rollen und Rechten bis zur Festlegung von Lieferzyklen kann der Einkäufer seine Bestellstrukturen exakt so steuern, wie er es für seine Beschaffung benötigt - und das Ganze lieferantenunabhängig.

 

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Quellen:
Digital Procurement Survey 2019. PwC EMEA 2019.
Roland Berger: Procurement endgame. The future of procurement in times of digitalization and disruption. July 2018.
Helmut Wannenwetsch: Vernetztes Supply Chain Management. SCM-Integration über die gesamte Wertschöpfungskette. Heidelberg 2005.
ibi research an der Universität Regensburg GmbH: B2B-E-Commerce 2020 – Status quo, Erfahrungen und Ausblick.

Thema: e commerce, eProcurement, Digitalisierung, Digitale Technologien


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